Aktuell wird in einer Reihe von Mitgliedsstädten und –gemeinden an der Einführung von E-Payment-Verfahren gearbeitet. Hintergründe sind insbesondere die Digitalisierungsschübe durch die Corona-Pandemie und Regelungen E-Government-Gesetzes.
- Rechtliche Pflichten nach dem HEGovG
Gesetzlich ist die Gemeinde nach § 5 Abs. 1 des Hessischen E-Government-Gesetzes (HEGovG) verpflichtet, in Fällen, in denen im Rahmen eines elektronisch durchgeführten Verwaltungsverfahrens Verwaltungskosten oder sonstige Forderungen anfallen, die Einzahlung der Verwaltungskosten oder die Begleichung sonstiger Forderungen durch Teilnahme an mindestens einem im elektronischen Geschäftsverkehr üblichen und hinreichend sicheren Zahlungsverfahren zu ermöglichen. Den gesetzlichen Anforderungen mit Blick auf das Zahlungsverfahren ist ausweislich der Gesetzesbegründung LT-Drucks. 19/6403 S. 29 genügt, wenn übliche Zahlverfahren wie Überweisung, Lastschrift, EC-Karte, Kreditkarte oder elektronische Bezahlsysteme über Payment-Service-Provider eröffnet werden. Eine Verpflichtung auf ein einziges besonderes Verfahren besteht nach dem HEGovG nicht.
Ein elektronischer Zahlungsverkehr soll dabei nicht nur bei Gebühren, sondern auch bei Auslagen wie etwa einem zu erhebenden Entgelt für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen oder –zustellungen gewährleistet sein (so die Gesetzesbegründung a.a.O.). Zu den erfassten öffentlich-rechtlichen Forderungen zählen neben den Gebühren auch Steuern und steuerliche Nebenleistungen sowie alle sonstigen Abgaben wie Beiträge, Zinsen, Geldstrafen oder Geldbußen.
Festzuhalten ist: Das HEGovG beschränkt die Vorgabe auf die Entgegennahme von Zahlungen. Vergleichbare Vorgaben für Auszahlungen von Seiten der Gemeinde gibt es nicht.
Schon mit Blick auf die erforderliche Sicherheit und aufgrund von Erfahrungen mit früheren Straftaten im kommunalen Bereich wird in der Literatur u.E. zutreffend gefordert, Auszahlungen/Erstattungsfälle vollständig dokumentiert aus dem Fachverfahren heraus als Bescheid festzusetzen und so das formalisierte Kassenanordnungswesen anzusprechen (Klomfaß, ePayment als Herausforderung für das kommunale Kassenwesen, Kommunale Kassen-Zeitschrift 10/2021 S. 226, 230).
- Kassen- und Haushaltsrecht
Detailliertere Anforderungen ergeben sich aber aus dem Kassen- und Haushaltsrecht (§ 110 HGO und insbesondere die Vorschriften der GemKVO). Ausgangspunkt der Überlegungen sind die getrennt zu haltenden Funktionen der sachlichen und rechnerischen Feststellung, der Erteilung von Kassenanordnungen und die Aufgaben des Kassenpersonals, das nach § 110 Abs. 5 HGO keine Zahlungen anordnen darf. Diesen Grundgedanken muss auch die Ausgestaltung eines E-Payment-Verfahrens Rechnung tragen
a) Anforderungen an das Verfahren
Des Weiteren handelt es sich bei den e-Payment-Verfahren um automatisierte Verfahren wie die Ermittlung von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen und zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs i. S. v. § 5 Abs. 5 GemKVO. Mit Blick auf eine dazu erforderliche Dienstanweisung muss die Ausgestaltung nach Maßgabe der technischen Voraussetzungen und örtlichen personellen Möglichkeiten den Anforderungen der GemKVO – insb. § 5 Abs. 5 GemKVO – genügen.
Nach § 5 Abs. 5 Nr. 10 GemKVO müssen die Tätigkeitsbereiche der
- Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren,
- der fachlichen Sachbearbeitung und
- der Erledigung von Kassenaufgaben
gegeneinander abgegrenzt und die dafür jeweils Verantwortlichen bestimmt werden. Die Richtigkeit und Vollständigkeit bei der Behandlung der Daten, wie sie § 5 Abs. 5 Nr. 2 GemKVO verlangt, ist durch technische und organisatorische Vorkehrungen, z. B. Berechtigungs-, Plausibilitäts- und Integritätsprüfungen, Kontrollsummen, Prüfziffern,
4-Augen-Prinzip, Arbeitsanweisungen und Stichprobenprüfungen sicherzustellen (so ausdrücklich Hinweis Nr. 8 zu § 5 GemKVO, wiedergegeben zuletzt im Sondereildienst vom 1.7.2020).
b) Sachliche und rechnerische Feststellung
Grundsätzlich ist nach § 11 Abs. 3 Satz 1 GemKVO auch die Befugnis für die sachliche und rechnerische Feststellung und deren Form durch den Bürgermeister zu regeln. Bei automatisierten Verfahren kann dabei eine Ausnahme von dem Grundsatz zugelassen werden, dass die Richtigkeit schriftlich oder durch elektronische Signatur zu bescheinigen ist (§ 11 Abs. 3 Satz 2 i. V. m. § 11 Abs. 1 Satz 2 GemKVO).
Eine solche Ausnahme kommt in Betracht, wenn die Darstellung der Geschäftsvorfälle lückenlos, manipulations- und revisionssicher sichergestellt ist. In einem vollständig automatisierten Verfahren müsste nach unserer Beurteilung bieten
- eine lückenlose Fallerfassung, d.h. insbesondere ein Abgleich sicherstellen, welche kostenpflichtigen Amtshandlungen (z.B. Ausstellung einer Geburtsurkunde) vorgenommen worden sind und
- welche Einzahlungen in diesem Zusammenhang entstehen müssten und tatsächlich entstanden sind; die tatsächlichen Zahlungsfälle sollten mit der Finanzsoftware abgeglichen werden können (Klomfaß, a.a.O.).
c) Rechtsgrundlage
Nach § 13 Abs. 3 der Gemeindekassenverordnung (GemKVO) kann der Bürgermeister zulassen, dass der Zahlungsverkehr mit den über das Internet betriebenen elektronischen Verfahren abgewickelt wird, soweit diese Verfahren den für das Finanzwesen geltenden Sicherheitsstandards des BSI-Gesetzes vom 14.8.2009 (BGBl. I S. 2821), zuletzt geändert durch Gesetz vom 18.7.2016 (BGBl. I S. 1666). entsprechen. Ob diese Grundvoraussetzung erfüllt ist, müsste von Seiten des Verfahrensanbieters bestätigt werden.
Die Zulassung des Verfahrens und die nachstehend näher beschriebene Umsetzung sollten durch eine Dienstanweisung der Bürgermeisterin bzw. des Bürgermeisters ausgestaltet werden.
d) Umsetzung / Abstimmung einer Dienstanweisung
U.E. sollte eine entsprechende Dienstanweisung mit den dargestellten Inhalten anhand der örtlichen personellen und technischen Möglichkeiten abgefasst und sinnvollerweise, sofern das örtlich zuständige Rechnungsprüfungsamt dazu bereit ist, mit dem Rechnungsprüfungsamt abgestimmt werden.
Wir bitten um Kenntnisnahme.
