Seit dem 25. Mai 2018 sind aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) erhöhte Anforderungen als bisher an die Verwendung von personenbezogenen Daten zu stellen.
Anfragen / Anforderungen von Rechtsauskünften an den HSGB
Wir bitten daher, an uns künftig ausschließlich anonymisierte oder pseudonymisierte Anfragen zu senden und uns ausschließlich anonymisierte oder pseudonymisierte Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Die Formulierung könnte lauten: z.B. die Steuerpflichtige, der Beitragspflichtige, der Arbeitnehmer, die Beamtin, Frau M., Herr M. etc. Von Klarnamen bitten wir dringend abzusehen.
Zu Ihrer und unserer Identifikation Ihrer Anfrage ist es sinnvoll ein internes Aktenzeichen oder Abteilungszeichen anzugeben. Alternativ kann eine Stellennummer oder Personalnummer des Beschäftigten verwendet werden.
Bitte senden sie uns bei Anfragen keine Originalunterlagen sondern ausschließlich anonymisierte oder pseudonymisierte Kopien. Für die Beantwortung ist es üblicherweise nicht notwendig, Unterlagen im Original und mit personenbezogenen Daten zu erhalten.
Im Übrigen gelten hinsichtlich der Anforderungen an Anfragen unsere Ausführungen aus unserer Eildienstmitteilung vom 17.02.2016 ED 18 aus 2016. Wir bitten um Beachtung!
Postalische Beantwortung durch den HSGB
Wir werden zukünftig, um eine anonymisiert Archivierung zu ermöglichen, bei postalischen Antworten den Klarnamen des anfragenden Mitarbeiters nicht verwenden und die Antworten ausschließlich an den Gemeindevorstand /Magistrat bzw. Bürgermeisterin/Bürgermeister adressieren.
Bei Personalangelegenheiten wird der Zusatz die Personalabteilung /persönlich/vertraulich oder die Bürgermeisterin /der Bürgermeister persönlich/vertraulich aufgenommen.
Gerichtliche Verfahren
In gerichtlichen Verfahren ist selbstverständlich erforderlich, dass alle entsprechenden Unterlagen personenbezogen vorgelegt werden, um eine ordnungsgemäße Vertretung sicherzustellen. Die Gerichtlichen Verfahren unterliegen nach Abschluss der EDV-technischen Löschfrist von drei Jahren und unterliegen einer Archivierung (Papier) von 10 Jahren. Dies ist in unserem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten benannt.
Anfragen Dritter
Wir machen noch einmal darauf aufmerksam, dass der Hessische Städte- und Gemeindebund ausschließlich seine Mitglieder (Städte und Gemeinden vertreten durch den Magistrat oder den Gemeindevorstand – dieser vertreten durch den Bürgermeister; Verbände vertreten durch den Verbandsvorstand – dieser vertreten durch den Verbandsvorsitzenden) rechtlich beraten darf.
Die erteilten Rechtsauskünfte sind somit allein für den verwaltungsinternen Gebrauch bestimmt. Die Weitergabe von Rechtsauskünften an Dritte oder gar die Veröffentlichung im Wortlaut können beim Hessischen Städte- und Gemeindebund zu Schwierigkeiten führen, durch die die Prozessvertretung für seine Mitgliedsstädte und –gemeinden in Frage gestellt würde.
Wir bitten um Kenntnisnahme und Beachtung
