Eine Vielzahl von Städten und Gemeinden hat bei uns angefragt, ob bzw. inwieweit es möglich ist, Sitzungen der gemeindlichen Organe bzw. Gremien (Gemeindevorstand, Gemeindevertretung, Ausschüsse etc.) aufgrund der aktuellen Infektionslage (COVID-19) durchzuführen. In Abstimmung mit dem Hessischen Innenministerium geben wir folgende rechtliche Hinweise:
Gemäß § 5 i. V. m. § 2 des Hessischen Gesetzes über den öffentlichen Gesundheitsdienst (HGöGD) obliegt es grundsätzlich den Kreisausschüssen als untere Gesundheitsbehörde (Gesundheitsamt) Maßnahmen nach dem Infektionsschutzgesetz anzuordnen. Insofern sind grundsätzlich die Anordnungen des Gesundheitsamtes maßgeblich, sofern nicht übergeordnete Rechtsverordnungen oder Weisungen seitens des Ministeriums vorliegen. Die Kommunen sind gehalten, die darin getroffenen Anordnungen zu beachten. In den Anordnungen sind die Teilnehmerzahlen für Veranstaltungen in geschlossenen Räumen sowie im Freien definiert, die einzuhalten sind. Hieran hat sich die Kommune vor Ort zu orientieren. Nach der Dritten Verordnung zur Bekämpfung des CORONA-Virus der Hessische Landesregierung vom 14.03.2020 sind zur Verhinderung der Verbreitung des Virus öffentliche und nicht öffentliche Veranstaltungen ab einer tatsächlich vorhandenen oder zu erwartenden Zahl von 100 Teilnehmerinnen und Teilnehmern verboten. Nach Auffassung des Hessischen Sozialministeriums fallen jedoch Sitzungen von Selbstverwaltungsorganen (z. B. Gemeindevertretung; Ausschüsse) nicht unter diese Regelung. Nach diesseitiger Sicht stellt die Verordnung daher lediglich einen Anhaltspunkt im Sinne einer Orientierungshilfe dar. Ob bzw. inwieweit weitere Verordnungen folgen, die die Teilnehmerzahl weiter begrenzen bzw. entsprechende Veranstaltungen gänzlich verbieten, ist zum derzeitigen Zeitpunkt (Stand: 19.03.2020) nicht abzusehen. Wir empfehlen diesbezüglich Rücksprache mit dem zuständigen Gesundheitsamt zu halten bzw. die aktuellen Verordnungen unter www.hessen.de einzusehen.
Soweit die Teilnehmerzahl der geplanten Sitzung unterhalb des geplanten Teilnehmerkreises liegt, sollte die Kommune eigenständig prüfen und entscheiden, ob die Veranstaltung stattfinden soll oder nicht. Dabei sollte nach den Empfehlungen des Robert-Koch-Institutes für Menschen, die einer Risikogruppe für schwere Verläufe zugehörig sind, die Teilnahme auf jeden Fall freigestellt werden. Das Robert-Koch-Institut weist daraufhin, dass die nachfolgenden Personengruppen ein erhöhtes Risiko für schwere Verläufe haben:
- ältere Personen (mit stetig steigendem Risiko für schweren Verlauf ab etwa 50 – 60 Jahren),
- Raucher,
- Personen mit bestimmten Vorerkrankungen
des Herzens (z. B. coronare Herzerkrankungen), der Lunge (z. B. Asthma, chronische Bronchitis),
- Patienten mit chronischen Lebererkrankungen,
- Patienten mit Diabetes mellitus (Zuckerkrankheit),
- Patienten mit einer Krebserkrankung,
- Patienten mit geschwächtem Immunsystem (z. B. aufgrund einer Erkrankung, die mit einer Immunschwäche einhergeht oder durch Einnahme von Medikamenten, die die Immunabwehr schwächen, wie z. B. Cortison),
(Quelle: Robert-Koch-Institut: https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Steckbrief.html)
Generell sollten auch die dort veröffentlichen Hygienemaßnahmen Beachtung finden (Desinfektionsmittel, ausreichender Abstand).
Zu den einzelnen Sitzungen ist folgendes auszuführen:
Gemeindevorstand:
Beim Gemeindevorstand besteht die Möglichkeit, ein sog. Umlaufverfahren durchzuführen (§ 67 HGO Abs. 1 S. 3 HGO). Dabei ist darauf hinzuweisen, dass das Umlaufverfahren nach der gesetzlichen Regelung lediglich „in einfachen Angelegenheiten“, wenn niemand widerspricht durchgeführt werden kann. Einfache Angelegenheiten sind dabei solche, die einen vorherigen Meinungsaustausch in Form einer Beratung grundsätzlich nicht erfordern. Darüber hinaus besteht gem. § 70 Abs. 3 HGO die Berechtigung des Bürgermeisters in dringenden Fällen, wenn die vorherige Entscheidung des Gemeindevorstands nicht eingeholt werden kann, die erforderlichen Maßnahmen von sich aus anzuordnen. Er hat danach unverzüglich dem Gemeindevorstand hierüber zu berichten.
In Zusammenhang mit der Durchführungen von Umlaufbeschlüssen ist darauf hinzuweisen, dass die Form des Umlaufbeschlusses gesetzlich nicht geregelt ist, so dass diese, insbesondere bei Gefährdungslagen elektronisch erfolgen können.
Eine Telefonkonferenz ist von der Hessischen Gemeindeordnung nicht gedeckt. Eine Telefonkonferenz kann jedoch zum gedanklichen Austausch und zur Vorbereitung eines Umlaufbeschlusses in der derzeitigen Ausnahmesituation geeignet erscheinen.
Gemeindevertretung/Ausschüsse:
Bei den Sitzungen der Gemeindevertretungen bzw. Ausschüsse ist das sog. Umlaufverfahren rechtlich nicht vorgesehen, so dass dies nicht möglich ist und insoweit eine Anwesenheitspflicht der Gemeindevertreter/Ausschussmitglieder besteht. Wegen der bestehenden Infektionslage würden wir allerdings empfehlen, es der o. g. Risikogruppe freizustellen, an den Sitzungen teilzunehmen. Im Übrigen obliegt es jedem Gemeindevertreter selbst, zu entscheiden, ob er an der Sitzung teilnimmt. Grundsätzlich entscheidet der Vorsitzende der Gemeindevertretung/der Ausschussvorsitzende, ob er eine Sitzung durchführt. Dies sollte nach diesseitiger Sicht nur dann gesehen, wenn dringliche Tagesordnungspunkte zu beraten und zu entscheiden sind. Hier läge es an den jeweiligen Vorsitzenden der Vertretungskörperschaft/der Ausschussvorsitzenden sich mit den Fraktionsvorsitzenden darüber zu verständigen, dass die Beschlussunfähigkeit nicht im Wege von Einzelanträgen festgestellt wird und unter Berücksichtigung unterschiedlicher krankheitsbedingter Ausfälle in den einzelnen politischen Gruppierungen bei Beschlussfassungen darauf geachtet wird, dass pro politischer Gruppierung jeweils nur so viele Vertreter mit abstimmen, dass insgesamt der Grundsatz der Spiegelbildlichkeit bei der Beschlussfassung gewahrt bleibt.
Eine Übertragung von Angelegenheiten auf Ausschüsse ist gem. § 50 Abs. 1 HGO nur möglich, wenn dies die Gemeindevertretung zuvor beschließt. Insofern ist eine generelle Beratung und Beschlussfassung durch die Ausschüsse nicht zulässig. Zudem ist auf die Regelung des § 51 HGO zu verweisen, wonach eine Übertragung auf die Ausschüsse in den dort aufgeführten Fällen rechtlich nicht möglich ist.
Soweit in Betracht gezogen wird, für Sitzungen der Gemeindevertretung/Ausschüsse, die Öffentlichkeit auszuschließen, so ist dies gem. § 52 Abs. 1 HGO bzw. § 62 Abs. 5 i. V. m. § 52 Abs. 1 HGO nur für einzelne Angelegenheiten zulässig. Ein genereller Ausschluss der Öffentlichkeit ist rechtlich nicht möglich. Die Öffentlichkeit kann jedoch begrenzt werden, wenn es die Saalkapazität und der Mindestabstand zwischen Teilnehmern erfordert.
Absage von Sitzungen:
Sofern zu Sitzungen bereits eingeladen wurde, und diese abgesagt werden sollen, hat dies der Vorsitzende der Gemeindevertretung/der jeweilige Ausschussvorsitzende zu veranlassen. Sofern diesbezüglich noch eine öffentliche Bekanntmachung in der nach der Hauptsatzung festgelegten Bekanntmachungsform möglich ist, ist zu empfehlen, die Absage auch dort zu veröffentlichen. Sofern dies nicht mehr möglich ist, müsste der Vorsitzende der Gemeindevertretung die Absage vor Eröffnung der Sitzung entsprechend kundtun bzw. es müsste in anderer Weise vor bzw. am Sitzungssaal kenntlich gemacht werden, dass die Sitzung nicht stattfindet (Anhang).
Amtseinführung von Bürgermeistern:
Gem. § 46 Abs. 1 HGO werden der Bürgermeister und die Beigeordnete spätestens 6 Monate nach ihrer Wahl von dem Vorsitzenden der Gemeindevertretung in öffentlicher Sitzung in ihr Amt eingeführt und durch Handschlag auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Aufgaben verpflichtet. Aus dem Wortlaut des Gesetzes ergibt sich nicht eindeutig, ob die Amtseinführung zwingend in einer öffentlichen Sitzung der Gemeindevertretung erfolgen muss. Insofern wäre auch denkbar, dass der Bürgermeister zu einer öffentlichen Sitzung des Gemeindevorstands einlädt und der Vorsitzende der Gemeindevertretung in dieser die Einführung und Verpflichtung des Bürgermeisters vornimmt. Zwar tagt der Gemeindevorstand grundsätzlich in nicht öffentlicher Sitzung. Ihm bleibt es allerdings unbenommen, auch eine öffentliche Sitzung nach entsprechender öffentlicher Bekanntmachung durchzuführen.
Das Hessische Innenministerium vertritt hierzu allerdings die Auffassung, dass eine rechtssichere Amtseinführung nur in öffentlicher Sitzung der Gemeindevertretung erfolgen kann. Dies ergäbe sich aus der Historie des Gesetzes und aus einer verbotenen willkürlichen Ungleichbehandlung der amtseinzuführenden Bürgermeister. Daher sollte im Zweifel die Amtseinführung in einer öffentlichen Sitzung der Gemeindevertretung erfolgen.
