Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) hat die Notwendigkeit eines eigenen Datenschutzbeauftragten für parlamentarische Fraktionen bejaht. Hintergrund waren Befürchtungen einzelner Fraktionen, dass eine Kontrolle der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben durch den städtischen bzw. gemeindlichen Datenschutzbeauftragten die politische Unabhängigkeit der Fraktion beeinträchtigen könne. Daher wurde vereinzelt der Wunsch formuliert, dass Fraktionen eigene Datenschutzbeauftragte benennen können.
In einem an uns gerichtetem Antwortschreiben des HBDI heißt es:
„… Fraktionen sind von der DS-GVO betroffen; denn der Hessische Gesetzgeber hat die Einrichtung und die Funktion von Fraktionen in Gemeindeparlamenten in § 36a HGO ausdrücklich geregelt. Damit sind sie als juristische Personen des öffentlichen Rechts einzuordnen (s. a. Dreßler in Schneider / Dreßler § 36a S. 4).
Da es keine spezialgesetzlichen Regelungen zur Datenverarbeitung durch Fraktionen gibt, sind die allgemeinen Grundsätze heranzuziehen.
Zentrale Erlaubnisnorm ist Art. 6 DS-GVO, der die einzelnen Erlaubnistatbestände regelt. Danach ist die Datenverarbeitung durch die Fraktionen gem. Art. 6 Abs. 1 lit e) i.V.m. § 3 Abs. 1 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) zulässig, soweit es zur Aufgabenerfüllung der Fraktionen erforderlich ist. In diesem Rahmen müssen auch keine Einwilligungen eingeholt werden.
Da nach der hier vertretenen Auffassung Fraktionen als öffentliche Stellen gelten, ist gem. Art. 37 Abs. 1 lit a DS-GVO i.V.m. § 5 Abs. 1 HDSIG sowohl ein Datenschutzbeauftragter als auch ein Vertreter zu benennen.
Fraktionen sind als Verantwortliche für die Datenverarbeitung verpflichtet, die Vorschriften über Auskunft, Information etc. der Art. 12 ff DS-GVO zu beachten.
Fraktionen haben ggfs. auch ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Sollten Fraktionen eine eigene Homepage betreiben, so muss diese mit einer Datenschutzerklärung und einem Impressum versehen sein.“
Einschätzung der Geschäftsstelle:
Fraktionen dürfen sich nach wie vor der Datenschutzbeauftragten der Stadt bzw. Gemeinde (nur im Einvernehmen mit der oder dem Datenschutzbeauftragten der Gemeinde) oder auch Dritter – z.B. anderer Fraktionen – bedienen. Nach § 5 Abs. 1 des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG) benennen öffentliche Stellen eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten sowie deren oder dessen Vertreterin oder Vertreter. Für mehrere öffentliche Stellen kann nach § 5 Abs. 2 HDSIG unter Berücksichtigung ihrer Organisationsstruktur und ihrer Größe eine gemeinsame Datenschutzbeauftragte oder ein gemeinsamer Datenschutzbeauftragter benannt werden. Auch eine Vergabe an externe Dienstleister ist zulässig (§ 5 Abs. 4 HDSIG).
Wir bitten um Kenntnisnahme.
