Das rauschte im Blätterwald: Eine Stadtverordnete nimmt ihre Stadt auf Löschung personenbezogener Daten aus Niederschriften in Anspruch. Gibt es diesen Anspruch? Und wenn ja, was erfasst er?
Sitzungsniederschriften, daraus gezogene und zu Einzelakten genommene Auszüge sind datenschutzrechtlich kein Problem. Die Einstellung personenbezogener Daten in allgemein zugängliche Internetseiten ist dagegen von vorneherein nicht zulässig. Unproblematisch ist die Einstellung in Mandatsträgerinformationssysteme, die nur den haupt- und ehrenamtlich in und für die Gemeindegremien Tätigen (insbesondere also Gremienmitglieder und für die Gremien tätige Mitarbeiterschaft) zugänglich sind.
Im Detail stellt sich die Rechtslage mit den daraus zu ziehenden Folgerungen so dar:
Nach Art. 6 Abs. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (VO 2016/679, Amtsblatt L 119 vom 4.5.2016; folgend: DSGVO) ist eine Datenverarbeitung u.a. rechtmäßig, wenn
- die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat;
- die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt;
- die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.
Der Löschungsanspruch nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO besteht insbesondere, wenn
- die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind,
- die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung oder
- die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
Bei der Frage der Zugehörigkeit zu einem kommunalen Gremium, der Nennung des Abstimmungsverhaltens oder auch der Tatsache der Zugehörigkeit zu einer Fraktion handelt es sich um personenbezogene Daten. Dasselbe gilt für Angaben zu Dritten, etwa Vertragspartnern der Stadt bzw. Gemeinde.
Datenverarbeitung ist nach Art. 4 Nr. 2 DSGVO jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Die Erstellung einer Sitzungsniederschrift, von Listen der Gremienmitglieder und deren Verwendung, Offenlegung und Übermittlung bilden mithin Datenverarbeitungsvorgänge.
Nach Einschätzung der Geschäftsstelle sollte wie folgt verfahren werden:
- Aufbewahrung, Speicherung und Versand von Sitzungsniederschriften: auf Dauer zulässig
Nach § 61 Abs. 1 HGO ist über den wesentlichen Inhalt der Verhandlungen der Gemeindevertretung eine Niederschrift zu fertigen; aus der Niederschrift muss ersichtlich sein, wer in der Sitzung anwesend war, welche Gegenstände verhandelt, welche Beschlüsse gefasst und welche Wahlen vollzogen worden sind. Die Abstimmungs- und Wahlergebnisse sind festzuhalten. Jedes Mitglied der Gemeindevertretung kann verlangen, dass seine Abstimmung in der Niederschrift festgehalten wird. Eine Kopie der Niederschrift ist nach § 61 Abs. 3 Satz 1 HGO innerhalb eines in der Geschäftsordnung festzulegenden Zeitraumes an alle Gemeindevertreter schriftlich oder elektronisch zu übersenden.
Aus dieser Vorschrift ergibt sich zweifelsfrei, dass die Niederschrift auf Dauer vollständig gespeichert (elektronisch und / oder in Papierform) werden und auch an die Mitglieder der Gemeindevertretung schriftlich oder elektronisch versandt werden darf.
Insoweit liegt also eine rechtmäßige Verarbeitung vor, die auch auf Dauer erforderlich ist. Dies vor dem Hintergrund, dass die Niederschrift eine öffentliche Urkunde mit der Bedeutung eines Beweismittels auch im gerichtlichen Verfahren ist (Schneider/Dreßler u.a., HGO-Kommentar Erl. 1 zu § 61 HGO).
- Verwaltungsakten
Nach dem allgemeinen Grundsatz der Aktenmäßigkeit ist die öffentliche Verwaltung verpflichtet, Akten zu führen und darin ihr Handeln vollständig, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren. Deshalb sind alle bedeutsamen Geschäftsvorfälle und aktenrelevante Dokumente in Akten und Vorgängen zu führen. Die Vollständigkeit der Akten und Vorgänge sowie die Integrität, Authentizität, Lesbarkeit und Vertraulichkeit der Dokumente ist bis zur Übergabe an das zuständige Archiv beziehungsweise bis zur Vernichtung nicht archivwürdiger Dokumente zu gewährleisten (vgl. Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen (Aktenführungserlass – AfE, vom 14. Dezember 2012, Staatsanzeiger 2013 S. 3, der AfE beschreibt insoweit lediglich einen auch ohne den Erlass geltenden Grundsatz des Verwaltungsverfahrens).
Mithin dürfen selbstverständlich auch Niederschriften oder Auszüge aus Niederschriften zu Verwaltungsvorgängen genommen werden, für die die beurkundeten Beschlussfassungen von Bedeutung sind bzw. waren.
- Veröffentlichung im Internet
Keine ausdrückliche Regelung besteht für die Veröffentlichung von Niederschriften im Internet. Anwesenheit, Abstimmungsverhalten, Fraktionszugehörigkeit und Redebeiträge sind in öffentlicher Sitzung für das anwesende Publikum erkennbar; schon Bild- und Tonaufnahmen durch die Medien mit dem Ziel der Veröffentlichung sind aber nach § 52 Abs. 3 HGO nur nach Regelung in der Hauptsatzung zulässig. Der tatsächliche Sitzungsverlauf ist also den anwesenden Zuhörerinnen und Zuhörern, bei entsprechender Regelung in der Hauptsatzung auch über die Medien zu verfolgen.
Demgegenüber ist die Veröffentlichung von Sitzungsniederschriften im Internet auf öffentlich zugänglichen Seiten rechtlich anders zu bewerten, da hier eine weltweite Abrufbarkeit auf Dauer gegeben ist. Vor diesem Hintergrund hatte die Geschäftsstelle schon vor Jahren empfohlen, personenbezogene Daten nicht ins Internet zu stellen (Nr. 10 – ED 134 vom 14.09.2012 zum früheren hessischen Datenschutzrecht).
Eine Ausnahme ist hier nach Auffassung der Geschäftsstelle für über das Internet erreichbare Ratsinformationssysteme anzuerkennen, soweit diese nur für die Gremienmitglieder und den Gremien zuarbeitende haupt- und ehrenamtlich Tätige zugänglich sind. Sie zu nutzen, ist Ausfluss der Mandatsausübung bzw. der Zuarbeit zu den städtischen Gremien.
Die DSGVO mit ihrer europaweiten Geltung formuliert manches weniger streng als das alte Hessische Datenschutzgesetz. So ist nach Art. 17 Abs. 3 Buchst. a) DSGVO ein Löschungsanspruch nicht gegeben, soweit die Verarbeitung erforderlich ist zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information. Das besagt aber nichts darüber, ob die Daten überhaupt ins Internet gestellt werden dürfen. Einstweilen fehlt dafür jedenfalls eine eindeutige Rechtsgrundlage.
- Dauer der zulässigen Speicherung
Soweit die Speicherung personenbezogener Daten in Niederschriften und Akten (namentlich Name, Adresse, Geburtstag) von Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern zulässig ist, darf sie zeitlich uneingeschränkt erfolgen. Werden diese Daten aus Gründen öffentlicher Auszeichnungen oder Ehrungen an andere Stellen weitergegeben, befindet man sich im Anwendungsbereich des § 28a des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes, HDSIG). So hat es der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in der 5. Sitzung des AK Datenschutz vom 4.12.2018 ausgeführt (die Niederschriften sind für Mitglieder abrufbar im Mitgliederbereich unserer Internetpräsenz hsgb.de in der Rubrik https://www.hsgb.de/kommunalen-datenschutz).
Wir bitten um Kenntnisnahme.
Abteilung 1.2 – Dr.R./Rau./Ju.
