Nachfolgend wollen wir Ihnen grundlegende datenschutzrechtliche Handhabungen für die Nutzung von Homeoffice ans Herz legen. Dies sind u. E. die Mindeststandards, die im Rahmen des Homeoffice zu beachten sind. Insbesondere während der Corona-Pandemie ist von einer vermehrten Nutzung der Homeoffice-Möglichkeit auszugehen.
- Einrichtung des Arbeitsplatzes zu Hause
Bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes zu Hause sollten Sie Folgendes beachten:
- Der Bildschirm des von Ihnen genutzten Laptops oder Computers ist so zu positionieren, dass dieser nicht von Dritten eingesehen werden kann. Achten Sie hier auf Fenster oder Familienmitglieder. Es empfiehlt sich ggf. eine Sichtschutzfolie anzubringen.
- Private und dienstliche Daten dürfen nicht vermischt werden.
- Papierdokumente die zur Bearbeitung mit ins Homeoffice genommen werden, müssen sicher gelagert und transportiert werden. Achten Sie hier insbesondere darauf, die Papierdokumente nicht unbeaufsichtigt auf dem Transportweg im Auto zurückzulassen um diese vor etwaigen Diebstählen zu schützen. Die Papierdokumente sollten zudem so gelagert sein, dass keine dritten Personen (auch zu Hause) darauf zugreifen können.
- Beim Verlassen des Arbeitsplatzes sollten alle Türen, vor allem im Erdgeschoss auch die Fenster verschlossen bzw. geschlossen gehalten werden um durch unbefugtes Eindringen einen Verlust oder eine Veränderung von Daten zu verhindern. Um die Einsichtnahme von Dritten (auch von Familienmitgliedern) zu verhindern, sollten mitgenommene Papierdokumente in einem verschlossenen Schreibtisch oder Schrank (falls vorhanden Tresor) hinterlegt sein.
- Dienstliche Papierdokumente sollen nicht im privaten Papiermüll entsorgt werden, sondern am Arbeitsplatz. Hier ist im Zweifel im Rahmen des Datenschutzes eine ordnungsgemäße Vernichtung vorzunehmen.
- Arbeitsunterlagen dürfen auch zu Hause nicht unbeaufsichtigt bspw. in der Mittagspause offen liegen bleiben.
- Nutzung IT-Geräten im Homeoffice
Bei der Nutzung von IT-Geräten im Homeoffice sollten sie folgendes beachten:
- Bei Nutzung von Laptops oder betrieblichen Rechnern gilt, wie im Präsensbetrieb auch, dass bei Verlassen des Arbeitsplatzes der Bildschirmschoner mit Kennwortschutz zu aktivieren ist, damit niemand unberechtigt auf dienstliche Daten zugreifen kann.
- An dienstliche Computer dürfen auch im Homeoffice keine private Hardware wie externe Festplatten oder USB-Sticks angeschlossen werden.
- Die Nutzung eine privaten PC ist als problematisch einzustufen, sofern andere Familienmitglieder auf den PC Zugriffen haben, ist dies zu untersagen.
- Sofern sich die Nutzung eines privaten PC (aufgrund der Pandemielage im Ausnahmefall) nicht verhindern lässt, so ist der private PC mit aktuellen Sicherheitspatches, Updates des Betriebssystemherstellers sowie einer aktuellen Virensoftware auszustatten. Auch ist bei der Mitnahme und Verarbeitung von Daten möglichst darauf zu achten, dass keine datenschutzrelevanten Informationen auf dem Heimnetzwerk verwendet, verarbeitet oder gespeichert wird. Es empfiehlt sich Schreiben ohne die Verwendung von Daten zu erstellen und sodann bei Rückkehr an den eigentlichen Arbeitsplatz das Blankoschreiben zu ergänzen.
- Es ist insbesondere zu beachten, dass eine lokale Datenablage auf dem privaten Rechner unzulässig ist.
- Nutzung privater Telefone
Beim Telefonieren ist darauf zu achten, dass keine anderen Personen, auch nicht aus dem gleichen Haushalt Kenntnis von ihrem Telefonat nehmen können.
Gespeicherte Anrufkontakte auf dem Privattelefon (Festnetz und Handy) sind regelmäßig zu löschen.
In eigenen Interesse sollten Sie darauf achten, dass sie, sofern möglich, die Telefoneinstellung wählen, dass ihre private Nummer bei Anrufen nicht übermittelt wird.
- Sonstiges
Es ist darauf zu achten, dass bei der Durchführung von Homeoffice sowohl während des Telefonats als auch während eines Diktats, Videokonferenzen, sonstigen Besprechungen mit Kollegen oder Konferenzen etwaige Sprachassistenten (Alexa, Cortona etc.) ausgeschaltet sind oder aus dem Zimmer entfernt wurden.
- Telefonkonferenzen
Im Rahmen von derzeit häufig stattfindenden Telefon- und Videokonferenzen kann nicht von einer sicheren Endverschlüsselung im Regelfall ausgegangen werden. Von daher sollte im Rahmen des Datenschutzes auf die Nennung von personenbezogenen Daten, Steuerdaten und dergleichen verzichtet werden. Soweit möglich, sollten Sie hier z.B. bei Durchgehen eines Bescheides die betreffende Seite, Spalte, Zeile oder Kassenzeichen verwendet werden.
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass generell im Homeoffice, auch in Krisenzeiten, jederzeit alle datenschutzrechtlichen Regelungen gelten und zu beachten sind.
Wir bitten um Kenntnisnahme.
