ANFRAGEN an den HSGB? – VORAUSSETZUNGEN FÜR EINE ANTWORT / WICHTIGE Hinweise für die Anforderung von schriftlichen Rechtsauskünften

In der Geschäftsstelle des Hessischen Städte- und Gemeindebundes ist eine stetig steigende Zahl von Anfragen unserer aktuell 400 Mitgliedskommunen sowie der über 120 außerordentlichen Mitglieder zu verzeichnen. Es werden vermehrt keine wichtigen grundsätzlichen Rechtsfragen gestellt, sondern es soll oftmals eine reine Verwaltungstätigkeit durch den Hessischen Städte- und Gemeindebund erfolgen. Außerdem werden des Öfteren umfangreiche Vertragswerke zur allgemeinen Überprüfung gesandt.

Derartige Anfragen können wir in dieser Form nicht sachgerecht beantworten.
Wir sind daher gezwungen, den nachfolgend beschriebenen Anfrageaufbau ab sofort als zwingende Regel einzuführen.

Die unbedingte Beachtung der nachfolgenden Hinweise ist Voraussetzung für die Beantwortung durch den HSGB.

1. Gestaltung der Anfragen         

• An den HSGB gerichtete schriftliche Anfragen sind grundsätzlich von der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister zu unterzeichnen bzw. bei Mailanfragen in CC zu setzen. Die Antworten werden ebenfalls an die Verwaltungsspitze adressiert. Für Anfragen der/des Vorsitzenden der Gemeindevertretung bzw. des Verbandsvorsitzenden gilt dies entsprechend.
• Stellung von konkreten und/oder grundsätzlichen Rechtsfragen
• Vollständige, möglichst knappe – chronologische – Darstellung des Sachverhalts
• Zur Beurteilung erforderliche Anlagen sind – geordnet – beizufügen. Auf sie ist in der Sachverhaltsdarstellung Bezug zu nehmen (z.B. “gemäß Bescheid vom 15.03.2022, Anlage 1”)
• Eindeutige Fragestellung, zu welchem Problem bzw. zu welchen Problemen eine Rechtsauskunft erwartet wird
• Es ist ein Lösungsvorschlag zur erarbeiten (z.B. Entwurf eines Verwaltungsaktes) und der erarbeitete Lösungsvorschlag ist unter Angabe der verwendeten Rechtsquellen (Gesetze, Verordnungen, Satzungen, Verwaltungsvorschriften, Urteile u. a.) beizufügen
• Verträge und Satzungen, die abweichende Regelungen zu “Musterverträgen” oder “Mustersatzungen” des HSGB enthalten, sind im Entwurf vorzulegen und die zur Prüfung gestellten Passagen farblich zu kennzeichnen. Hier ist insbesondere darzustellen, aus welchem Grund eine Abweichung vom Muster erfolgen soll. Sofern Verträge, Satzungen oder Verfügungen nicht auf der Grundlage eines Musters des HSGB beruhen, sind die zur Überprüfung gestellten Passagen ebenfalls zu kennzeichnen und zu erläutern.
• Soweit weitere Stellungnahmen oder Gutachten zum selben Sachverhalt eingeholt wurden (z. B. bei der Kommunalaufsicht, anderen Verbänden), bitten wir diese beizufügen. Wir bitten auch mitzuteilen, wenn in derselben Sache zeitgleich ein weiteres Gutachten von einer anderen Stelle (z.B. Kommunalaufsicht, Rechtsanwalt) eingeholt wird.

2. Warum sind die Hinweise so wichtig?

Ist der Sachverhalt unvollständig, kann die Rechtsauskunft nicht richtig sein. Gerade in kommunalpolitisch brisanten Themenfeldern können hieraus vermeidbare kommunalpolitische Auseinandersetzungen entstehen, was es zu vermeiden gilt. Aber auch in kommunalpolitisch weniger brisanten Fallgestaltungen müssen wir wissen, was die Gemeinde eigentlich möchte.

Beispiele:

Häufig bekommen wir Entwürfe von Verträgen, Bescheiden, Satzungen und Gremienvorlagen ohne große Erläuterung „zum Darüberschauen“ eingereicht. Das ist kein sinnvolles Vorgehen. In der Praxis entstehen solche Entwürfe meist nach bereits erfolgten vorbereitenden Gesprächen, zum Beispiel mit den Vertragspartnern der Gemeinde. Sie spiegeln dann bereits ein Verhandlungsergebnis wider, einschließlich des gegenseitigen Zu- und Nachgebens. Dafür wird die Gemeinde in der Regel Vorstellungen über ihre Interessen und „Schmerzgrenzen“ definiert haben. Die müssen wir kennen. Deshalb müssen Sie uns die Interessen der Gemeinde mitteilen. Denn wir müssen wissen, ob die Stadt bzw. Gemeinde den Entwurf sachlich so wenigstens im Grundsatz mittragen möchte und wo die Gemeinde vielleicht Knackpunkte sieht.

Bei den Satzungen stehen in vielen Fällen Satzungsmuster unserer Geschäftsstelle zur Verfügung. In deren Gestaltung fließen die praktischen Erfahrungen aus unserer Rechtsberatung und Prozessvertretung für die Mitglieder ein. Auch die neuste einschlägige Gesetzgebung und Rechtsprechung wird für Aktualisierungen berücksichtigt. Abweichende Sonderregelungen empfehlen sich daher in aller Regel nicht. Wenn solche besonderen örtlichen Regelungen im Rahmen der Satzungsautonomie getroffen werden sollen, müssen die Gründe dafür bekannt sein. Und zwar sowohl uns, als auch in einer Weise, die in einem Gerichtsverfahren dargestellt werden kann. Gerade Sonderregelungen, die zu Ungleichbehandlungen führen (z.B. Steuerermäßigungstatbestände) müssen, sofern sie überhaupt eine gewisse Chance auf rechtlichen Bestand haben sollen, nachvollziehbar dargestellt und begründet werden.

3. Zeitlichen Vorlauf einplanen

Die Geschäftsstelle bittet zu beachten, dass die Prüfung von Rechtsfragen, insbesondere umfangreiche Vertragswerke, Satzungen und dergleichen, eine Vorlaufzeit benötigt. Dies gilt insbesondere auch dann, wenn zur Klärung des Sachverhalts vorab Besprechungstermine erforderlich sind und/oder fristgebundene Rechtsauskünfte erfolgen sollen.

4. Gerichtliche Vertretung der Mitglieder vor den Verwaltungs-, Sozial-, Finanz- und Arbeitsgerichten

Bei einer gerichtlichen Vertretung durch den Hessischen Städte- und Gemeindebund vor den Verwaltungs-, Sozial-, Finanz- und Arbeitsgerichten sind uns sämtliche Unterlagen in Schriftform (Papier) – durchnummeriert –  zukommen zu lassen. Bei der Übersendung von Plänen (insbesondere von Bebauungsplänen) müssen diese in einem Stück, und nicht in „Einzelteilen“ kopiert, vorgelegt werden.

5. Datenschutz

Ergänzend wird auf unsere Eildienstmitteilung ED 88 aus dem Eildienst Nr. 06 vom 21. Juni 2018 „In eigener Sache – Datenschutzkonforme Stellung von Anfragen an den HSGB“ hingewiesen, die Sie im Mitgliederbereich unter https://www.hsgb.de/eildienst-archiv abrufen können.

6. Anfrageberechtigung

Wir machen noch einmal darauf aufmerksam, dass der Hessische Städte- und Gemeindebund ausschließlich seine Mitglieder

• Städte und Gemeinden vertreten durch den Magistrat oder den Gemeindevorstand – dieser vertreten durch die Bürgermeisterin bzw. den Bürgermeister;
• in HGO-Verfahrensfragen die oder den Vorsitzenden der Gemeindevertretung;
• Verbände vertreten durch den Verbandsvorstand – dieser vertreten durch die oder den Verbandsvorsitzenden

rechtlich beraten darf.

DAS BEDEUTET (siehe auch Ziffer 1):

An den HSGB gerichtete schriftliche Anfragen sind grundsätzlich von der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister zu unterzeichnen bzw. bei Mailanfragen in CC zu setzen. Die Antworten werden ebenfalls an die Verwaltungsspitze adressiert. Für Anfragen der/des Vorsitzenden der Gemeindevertretung bzw. des Verbandsvorsitzenden gilt dies entsprechend.

7. Umgang mit den Stellungnahmen

Die erteilten Rechtsauskünfte sind nur für den verwaltungsinternen Gebrauch bestimmt. Die Einstellung in öffentlich zugängliche Bereiche von Internetpräsenzen o.ä. sind ausdrücklich nicht vorgesehen.

GF – HS/Hg/Dr.R.